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Wie funktioniert Notfall Management?

Ein Schadensfall ist auch in Unternehmen ein „Ausnahmezustand“. Damit ist die für den Normalzustand entwickelte Organisation für die Bewältigung nicht geeignet. Bei einem Schadensfall, der über den „Diebstahl der Portokasse“ hinausgeht, sollte ein Krisenstab einberufen werden. Aufbau, Zusammensetzung und Organisation dieses Krisenstabs müssen schon vor dem Eintritt des Schadens feststehen. Der Krisenfall selbst löst nur die Einberufung aus.

Der Krisenstab muss mit entsprechenden Vollmachten ausgestattet sein. Bei akuter Gefahr muss er die Möglichkeit haben in Geschäftsprozesse einzugreifen. D. h. die Organisation des Krisenstabes muss über die Normalorganisation gelegt werden und seine Entscheidungen müssen Priorität haben. Der Krisenstab leitet die operative Bewältigung der Krise. Dazu ist notwendig, dass es sich beim Krisenstab nicht um einen „Ausschuss der Geschäftsleitung mit besonderer Befugnis“ handelt, sondern um ein in eigener Organisationsform agierendes eigenes Gremium.

„Aus Schaden wird man klug“. Dieses Sprichwort macht deutlich: Nach dem Schaden ist vor dem Schaden. Deshalb muss nach einem Schadensfall analysiert werden, was man besser machen hätte können und wie die nächste Krise verhindert oder zumindest minimiert werden könnte. Eine solche Krise muss fiktiv geplant und die Auswirkungen wieder berechnet werden.

Diese Krisen- oder Notfallsplanung teilt sich in einen Planungs- und Entwicklungsteil, der Dokumentation mit den Tests der entwickelten Notfallsprozesse sowie deren ständige Verbesserung durch Aktualisierung und Anpassung bestehender Notfallkonzepte. Der Krisen- oder Notfallsplan ist das Lastenheft in einer akuten, operativen Krise. Er muss alle Maßnahmen enthalten, die im Notfall zu treffen sind. Die genaue Ausgestaltung hängt von den im Rahmen der Notfallplanung erarbeiteten Annahmen ab.

Neben anderen Bestimmungen sollte ein Krisen- oder Notfallplan jedenfalls folgende Punkte enthalten:

  • Wer beruft den Krisenstab ein?
  • Katalog von Schutzzielen, damit Handlungsprioritäten gesetzt werden können
  • Prozessabläufe in Notfallsituationen
  • Arbeitsweise und Organisation des Krisenstabes
  • Kontaktlisten
  • Vorgangsweise nach der Krise

Schadenmanagement beginnt also vor dem Schaden. Präventive Maßnahmen und eine operative Vorbereitung auf einen möglichen Schadeneintritt durch Notfallplan und Krisenstab ermöglichen, Krisen besser zu bewältigen, und reduzieren dadurch Schäden. Die Vorbereitung auf und die Simulation möglicher Krisen können helfen, diese gar nicht entstehen zu lassen.

Aus einem Ereignis muss keine Krise entstehen. Die Krisen- oder Notfallplanung stellt nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften dar, sie liefert auch viele Ansatzpunkte für eine wertorientierte Unternehmenssteuerung: Organisationen können aus Krisen gestärkt hervorgehen.

Copyright © RIVEST Holding GmbH, A – 6020 Innsbruck

Über den Autor: Clemens Reitz
Staatlich geprüfter Versicherungsmakler, geprüfter und zertifizierter Risikomanager, ausgebildeter Gefährdungsanalyst (HACCP), Anwender der Engpasskonzentrierten Strategie nach Prof. h.c. Wolfgang Mewes (1924-2016), Conference-Speaker. Gründer und Geschäftsführer RIVEST Management Gruppe, Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist das strategische Risiko- und Versicherungsmanagement von nationalen und internationalen Unternehmen.

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